Published 7 October 2026 · Lingeva
How can you clarify instructions at work?
Repeat the part you understood, ask about the missing detail and confirm the next step. This is more precise than saying only I do not understand. The exchanges below are fictional language practice; adapt them to your role and workplace procedures.
1. Clarify scope and deadline
Clarify first, then confirm the task
Original fictional workplace exchange using formal Sie
The instruction names the deliverable but leaves its contents and the exact time unspecified.
Ask for the two missing details before making a commitment.
The manager specifies three fields and a time.
Repeat both scope and deadline so the other person can correct a misunderstanding.
Kundennummer · Lieferdatum · Bearbeitungsstatus
Freitag, spätestens 12 Uhr
A new urgent task arrives. Ask which task comes first rather than promising both immediately.
Die Kundenanfragen müssen heute noch beantwortet werden.
Reveal the answer
Soll ich zuerst die Übersicht fertigstellen oder die Kundenanfragen beantworten?
The question names both tasks and asks for an explicit priority. You still need the manager’s response before agreeing on a revised schedule.
2. Confirm a changed priority
A: Bitte bearbeite zuerst die Rückfragen von heute. Die Übersicht kann warten.
B: Gut, dann bearbeite ich zuerst die heutigen Rückfragen. Soll die Übersicht trotzdem bis Freitag fertig sein?
A: Ja, Freitag reicht. Melde dich, wenn beides zeitlich nicht passt.
B: Verstanden. Ich prüfe den Aufwand und gebe dir heute Nachmittag Bescheid.
Notice that the second speaker checks whether the original deadline still applies rather than assuming it has disappeared.
3. Explain a delay early
A: Schaffst du die Übersicht heute bis 16 Uhr?
B: Mir fehlen noch zwei Lieferdaten. Mit den Angaben kann ich sie heute abschließen. Ohne diese Daten kann ich dir bis 16 Uhr eine vorläufige Version schicken. Welche Variante brauchst du?
A: Bitte die vorläufige Version. Markiere die fehlenden Angaben.
B: Gut, ich schicke die vorläufige Version bis 16 Uhr und kennzeichne die offenen Punkte.
Three transfer tasks
- An instruction names a task but no deadline. Ask one precise question.
- A new task conflicts with an existing deadline. Ask which has priority.
- One required document is missing. Explain the impact and offer a feasible next step.
Answers and explanation
Bis wann soll ich die Übersicht fertigstellen?
Welche Aufgabe hat Vorrang: die Rückfragen oder die Übersicht?
Mir fehlt noch das Dokument. Ich kann heute eine vorläufige Version schicken und den offenen Punkt markieren.
Useful phrases with a purpose
Wenn ich Sie richtig verstanden habe, …
Bezieht sich das auch auf …?
Bis wann benötigen Sie …?
Soll ich zuerst … oder … bearbeiten?
Ich kann … anbieten. Passt das für Sie?
Change the task, time and missing information. Check whether the final confirmation contains an action, responsible person and realistic timing. For safety-critical instructions, follow the required workplace clarification and confirmation process.
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